Tipps für Ihren FACT24 Account (be prepared)
Wie Sie Ihre Personendaten aktuell halten - um jederzeit alarmieren zu können
FACT24 bietet Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten:
- Sie können Anpassungen manuell direkt bei jeder einzelnen Person vornehmen. Bei einer größeren Anzahl an Personendaten ist dies allerdings zeitaufwändig.
- Alternativ können Sie eine Kontaktdatenpflege auslösen und das Aktualisieren der Daten an jede einzelne Person delegieren. Alle gewünschten Personen erhalten eine E-Mail mit ihren eigenen Daten, die sie bis zu einem definierten Zeitpunkt anpassen können.
- Mit der Funktion Konfigurationsupload mittels Excel können neue Personen hinzugefügt werden oder bearbeitet sowie gelöscht werden (letztere beiden Funktionalitäten aus Sicherheitsgründen nach angeforderter Freischaltung).
- Mit der Edition FACT24 CIM starter (gegen Aufpreis auch für die Editionen FACT24 ENS advanced und essential) steht Ihnen optional eine automatisierte Datensynchronisation Ihres gewünschten Systems mittels Web Services API mit FACT24 zur Verfügung. Die Schnittstelle zu Ihrem System muss eigenständig oder vom Anbieter des anzubindenden Systems programmiert werden.
- Als optionale Zusatzleistung besteht für die Editionen FACT24 essential, FACT24 ENS advanced und FACT24 CIM starter die Möglichkeit, Daten mit den Dateiformaten CSV, XML sowie weitere über den F24 SFTP-Server in FACT24 hochzuladen. Dies ist auch automatisiert möglich – je nachdem, wie Sie es handhaben.
Bei Bedarf der beiden letztgenannten Möglichkeiten wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen F24-Ansprechpartner.
Überprüfen Sie bei Alarmen mit Telefonkonferenz die Gruppenstärke (begrenzte Teilnehmeranzahl)
Wenn Sie Alarme in Verbindung mit einer Telefonkonferenz planen, überprüfen Sie bitte vorab die zugeordnete Gruppe. Diese sollte nicht mehr als 30 Personen (Edition FACT24 ENS essential) bzw. 60 Personen (Editionen FACT24 ENS advanced sowie CIM starter) enthalten, da die Konferenzleitungen entsprechend begrenzt sind!
Unsere Empfehlung:
Halten Sie die Personenanzahl der Gruppe unterhalb des Limits von 30 bzw. 60 Teilnehmern, dann können bei Bedarf auch zwei Krisenstäbe Ihres Unternehmens gleichzeitig eine Telefonkonferenz abhalten.
Ordnen Sie einem Alarm mindestens zwei Endgeräte pro Person zu - um die Wahrscheinlichkeit der Erreichbarkeit im Ernstfall zu erhöhen
Es ist uns ein Anliegen, Sie mit FACT24 optimal in Bezug auf Alarmierungen und Krisenmanagement zu unterstützen. Sicherheit und Zuverlässigkeit stehen dabei im Fokus. Wir empfehlen daher generell, dass mindestens zwei Endgeräte einer Person pro Alarm zugeordnet sind, um die Wahrscheinlichkeit der Erreichbarkeit, besonders im Ernstfall, zu erhöhen.
Wählen Sie die Endgeräte aus, auf der die Person voraussichtlich am besten zu erreichen ist. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass es in Krisenzeiten zu einer generellen Überlastung von Netzen kommen kann und manche Kommunikationskanäle an ihre Grenzen stoßen. Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, mehrere Endgeräte anzulegen und zuzuordnen.
Wenn nur ein Endgerät hinterlegt ist oder auf Grund einer Endgerätebeschränkung nur auf eines zugegriffen wird, erscheint im Informationskasten "Plausibilität: Warnungen" eine entsprechende Information.
Anwendungs-Beispiele | Dringlichkeit | Empfohlenes Endgerät | Weiteres Endgerät (mind. 2) |
Ausführliche Kommunikation sowie Erklärungen zur aktuellen Lage (> 600 Zeichen) | medium | F24 Push Notification | |
Infos zu Statusänderungen (< 450 Zeichen) | dringend | SMS | Telefon / F24 Push Notification |
Abstimmung im Krisenstab mit max. 15 Personen | dringend | Telefon, Alarm mit Telefonkonferenz | F24 Push Notification mit Collaboration Room |
Wie Sie ein Endgerät anlegen, erfahren Sie im Detail hier.
Sie möchten wissen, wie Sie schnell einen Alarm in FACT24 anlegen können? Das klicken Sie einfach hier.
Durchführung von Datenübernahmen - damit Ihre Daten sofort auf den Alarmierungsservern zur Aktivierung bereit stehen
Während der Konfiguration von z.B. Alarmen, Personen o.ä. ist es weder notwendig noch ratsam eine Datenübernahme nach jeder Änderung in einem Datensatz auszulösen. Nach Abschluss Ihrer Datenmodifizierung sollten Sie allerdings unbedingt prüfen, ob eine Datenübernahme erforderlich ist.
Dies erkennen Sie an den farbigen Symbolen oben rechts. Wenn die eigentlich grau gefärbten Symbole
- rot (= Datenübernahme auf oberster Ebene - Enterprise) bzw.
- orange (= Datenübernahme innerhalb der Organisatorischen Einheit, in der Sie sich gerade befinden) dargestellt werden,
ist das Auslösen einer Datenübernahme erforderlich.
