Funktionen für Aktionskarten in CIM

Einige Funktionen in der Aktionskartenbibliothek können entweder für eine einzelne Aktionskarte oder für mehrere Aktionskarten gleichzeitig ausgeführt werden. Die Funktionen, die für eine einzelne Aktionskarte gelten, sind verfügbar, wenn Sie auf die Schaltfläche Funktionen () für die jeweilige Aktionskarte zeigen. Die Funktionen, die auf mehreren Aktionskarten gleichzeitig ausgeführt werden können, sind in der Dropdown-Liste im Feld Mit ausgewählt verfügbar. Dieses Feld ist unter den Aktionskarten im Bibliotheksfenster verfügbar, wenn mehr als eine Aktionskarte ausgewählt ist:

In aktuelles Ereignis kopieren	Wählen Sie diesen Befehl aus der Dropdown-Liste, um die ausgewählten Aktionskarten in den aktuellen Incident zu kopieren. Dieser Befehl ist nur in der Aktionskartenbibliothek für das Modul Incident übersicht verfügbar. Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie über das Benutzerrecht Bibliothek - Aktionskarten abrufen verfügen.
Drucken	Wählen Sie diese Funktion aus der Dropdown-Liste, um die ausgewählten Aktionskarten in einem Ausdruck zu drucken.
Nach Word exportieren	Wählen Sie diese Funktion aus der Dropdown-Liste, um die ausgewählten Aktionskarten in eine Microsoft Word-Datei zu exportieren.
Exportieren (XML)	Wählen Sie diese Funktion aus der Dropdown-Liste, um die ausgewählten Aktionskarten in eine XML-Datei zu exportieren.
Löschen	Wählen Sie diese Funktion aus der Dropdown-Liste, um die ausgewählten Aktionskarten zu löschen und sie in die Liste der gelöschten Aktionskarten (Papierkorb) zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Aktionskarten löschen und wiederherstellen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie über das Benutzerrecht Bibliothek - Schreiben verfügen.

Die Detailansicht

In der Detailansicht werden die Details der aktuellen Version einer Aktionskarte angezeigt.

Um die Detailansicht einer Aktionskarte zu öffnen, zeigen Sie auf die Schaltfläche Funktionen () im Fenster Bibliothek für die entsprechende Aktionskarte und klicken Sie auf Öffnen.

Die Detailansicht enthält die folgenden Elemente:

Titel- und Funktionsleiste
Eigenschaften-Panel (auf der linken Seite)
Inhaltsbereich (Beschreibung der Aktionskarte und Aktionen)

Die Titel- und Funktionsleiste der Detailansicht enthält die folgenden Elemente:

Titel	Name oder Titel der Aktionskarte
Vollbild	Klicken Sie auf , um die Detailansicht in einem neuen Browserfenster zu öffnen.
Vollbild schließen	Klicken Sie auf , um eine Vollbildansicht zu schließen.
Seite aktualisieren	Klicken Sie auf , um das Fenster "Detailansicht" zu aktualisieren und die Seite neu zu laden.

Funktionen

Zeigen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Menü mit den folgenden Befehlen anzuzeigen:

bearbeiten	Klicken Sie auf , um die Aktionskarte zu bearbeiten. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie das Benutzerrecht Bibliothek - Schreiben haben.
Versionsgeschichte	Klicken Sie auf , um das Fenster Versionsgeschichte zu öffnen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie über das Benutzerrecht Bibliothek - Schreiben verfügen.
Drucken	Klicken Sie auf , um die aktuelle Version der Aktionskarte zu drucken.

Suche nach Aktionskarten

Im Bibliotheksfenster können Sie nach Aktionskarten suchen. Wenn Sie einen bestimmten Suchausdruck in die Suchleiste eingeben, können Sie nach Aktionskarten suchen, deren Name oder Beschreibung diesen Suchausdruck enthält, und nach Aktionskarten, die Aktionen enthalten, deren Name oder Beschreibung diesen Suchausdruck enthält.

Um eine Suche durchzuführen, geben Sie im Bibliotheksfenster in der Such-/Filterleiste einen Suchausdruck in das Feld Suchen ein und klicken Sie auf Suchen.

Nachdem die Suche durchgeführt wurde, werden im Bibliotheksfenster nur Aktionskarten angezeigt, die die Suchkriterien erfüllen. Um das Bibliotheksfenster zurückzusetzen, damit alle verfügbaren Aktionskarten angezeigt werden, klicken Sie im Bibliotheksfenster in der Such-/Filterleiste auf Zurücksetzen.

So ändern Sie die Reihenfolge, in der die Aktionskarten im Bibliotheksfenster angezeigt werden:

Zeigen Sie in der Funktionsleiste im Fenster Bibliothek auf Funktionen und klicken Sie auf Sortieren.
Zeigen Sie im Dialogfeld Sortierliste auf das Symbol Verschieben () für die Aktionskarte, die Sie verschieben möchten, klicken Sie darauf und ziehen Sie sie an die gewünschte Position in der Liste.
Wiederholen Sie den Vorgang, bis die Aktionskarten in der gewünschten Reihenfolge angezeigt werden.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Um die Aktionskarten in der Aktionskartenbibliothek alphabetisch zu ordnen, klicken Sie im Dialogfeld Liste sortieren am unteren Rand auf die Schaltfläche Alphabetisch sortieren ().

Drucken

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Aktionskarten auszudrucken, die in der Bibliothek zur Verfügung stehen.

Zeigen Sie im Fenster Bibliothek auf die Schaltfläche Funktionen () für diese Karte, und klicken Sie auf Drucken.

Oder:

Zeigen Sie in der Funktionsleiste in der Detailansicht der Aktionskarte auf Funktionen und klicken Sie auf Drucken.

So drucken Sie mehrere Aktionskarten in einem Ausdruck:

Aktivieren Sie im Fenster Bibliothek die entsprechenden Kontrollkästchen für die Aktionskarten, die Sie drucken möchten.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im Feld Mit ausgewählt die Option Drucken.

Nach Word exportieren

Um eine Aktionskarte in eine Microsoft Word-Datei zu exportieren, zeigen Sie im Bibliotheksfenster auf die Schaltfläche Funktionen () für die betreffende Karte, und klicken Sie auf In Word exportieren.

So exportieren Sie mehrere Aktionskarten in eine Microsoft Word-Datei:

Aktivieren Sie im Fenster "Bibliothek" die entsprechenden Kontrollkästchen für die Aktionskarten, die aufgenommen werden sollen.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im Feld Mit ausgewähltem die Option Nach Word exportieren.

Exportieren nach XML

Um Aktionskarten in anderen Aktionskartenbibliotheken oder in anderen Installationen wiederzuverwenden, können die Aktionskarten aus der Quellbibliothek/Installation in eine XML-Datei exportiert und dann mit dieser Datei in die Zielbibliothek/Installation importiert werden.

Um eine einzelne Aktionskarte in eine XML-Datei zu exportieren, zeigen Sie im Bibliotheksfenster auf die Schaltfläche Funktionen () für die betreffende Aktionskarte, und klicken Sie auf Exportieren (XML).

Um mehrere Aktionskarten in eine XML-Datei zu exportieren:

Aktivieren Sie im Fenster "Bibliothek" die entsprechenden Kontrollkästchen für die Aktionskarten, die aufgenommen werden sollen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste im Feld Mit ausgewählt die Option Export (XML).

Importieren Sie Aktionskarten aus einer XML-Datei:

Wenn Sie Aktionskarten in anderen Aktionskartenbibliotheken oder in anderen Installationen wiederverwenden möchten, können Sie die Aktionskarten aus der Quellbibliothek/Installation in eine XML-Datei exportieren und diese Datei dann in die Zielbibliothek/Installation importieren.

So importieren Sie Aktionskarten aus einer XML-Datei:

Zeigen Sie in der Funktionsleiste im Fenster Bibliothek auf Funktionen und klicken Sie auf Importieren.
Im Dialogfenster Importieren: Wählen Sie die Eigenschaften des Dokumentenflusses (Status, Version, Ablaufdatum, Autor und Mitautoren). Wenn Sie den Inhalt der ersten Version der importierten Aktionskarten (Name der Aktionskarte, Beschreibung, Zugriffsbeschränkungen und Aktionen) bearbeiten möchten, müssen Sie den Status "Entwurf" auswählen.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um die XML-Datei auszuwählen, die Sie importieren möchten.
Klicken Sie auf OK, um die Aktionskarten zu importieren.

Die importierten Aktionskarten müssen möglicherweise bearbeitet werden (Art des Ereignisses, Phase, Organisation und die Beziehungen zwischen Aktionen und Ereignispotenzialen), bevor sie verwendet werden können.

Neue Aktionskarte hinzufügen

Gehen Sie auf in der Funktionsleiste oben rechts und klicken Sie auf Neu .

Um eine Aktionskarte hinzuzufügen, müssen Sie ihre erste Version erstellen. Dies geschieht in drei separaten Schritten:

Für die erste Version der Aktionskarte legen Sie die allgemeinen Eigenschaften der Aktionskarte fest:
- Ebenen: Wählen Sie, welche Rollen auf diese Aktionskarte zugreifen können (strategisch, taktisch und/oder operativ).
- Name: Geben Sie der Aktionskarte einen Namen.
- Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung des Inhalts der Aktionskarte.
- Phase: Wählen Sie, mit welcher Phase diese Aktionskarte verbunden werden soll.
- Organisation: Wählen Sie eine oder mehrere Organisationen aus, die Zugang zu dieser Aktionskarte erhalten sollen. Klicken Sie das Kontrollkästchen an, damit auch untergeordnete Einheiten diese Aktionskarte sehen können.
- Incident stypen: Standardmäßig ist die Aktionskarte für alle Incident stypen verfügbar. Wenn Sie möchten, dass die Aktionskarte nur für bestimmte Incidents verfügbar ist, wählen Sie einen oder mehrere aus der Liste aus.
Speichern Sie die Aktionskarte.
Fügen Sie der Aktionskarte Aktionen hinzu.
Definieren Sie die Belegflusseigenschaften und setzen Sie einen Belegflussstatus für die erste Version der Aktionskarte.

Folgen Sie diesen Schritten:

Zeigen Sie in der Funktionsleiste im Fenster Bibliothek auf Funktionen und klicken Sie auf Neu.
Das Dialogfeld für die Registrierung von Aktionskartendetails wird geöffnet und zeigt mehrere Registerkarten an. Füllen Sie auf der Registerkarte Aktionskarte die Felder aus, um die allgemeinen Eigenschaften der Aktionskarte anzugeben, und klicken Sie auf Speichern, um zu speichern, ohne das Dialogfeld zu schließen. Klicken Sie auf Weiter, um zu speichern und die Registerkarte "Aktionen" zu öffnen.

Nachdem die allgemeinen Eigenschaften der Aktionskarte gespeichert worden sind, wird die Aktionskarte als Entwurfsversion gespeichert. Die Aktionskarte erhält den Status "Entwurf" und enthält keine Aktionen. Sie können ihr weiterhin Aktionen hinzufügen, oder Sie können den Vorgang abbrechen.

Die Entwurfsversion wird dem aktiven Benutzer im Bibliotheksfenster angezeigt und kann später bearbeitet werden, um Aktionen hinzuzufügen, Details und Einstellungen zu bearbeiten und Dokumentflusseigenschaften festzulegen.

So fügen Sie der ersten Version der Aktionskarte Aktionen hinzu:

Wählen Sie im Dialogfenster für die Registrierung der Details der Aktionskarte die Registerkarte Aktionen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Neu ().
Füllen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Felder für die Aktion aus:
- Aktionsname: Der Name der Aktion, die in der Aktionskartenansicht aufgeführt wird.
- Beschreibung: Geben Sie eine angemessene Beschreibung der zu treffenden Maßnahme.
- Verantwortlich: Schreiben Sie, wer für die durchzuführende Maßnahme verantwortlich ist.
- Auslösendes Potential: Wählen Sie, durch welches Potenzial diese Aktion ausgelöst werden soll. Dann wird sie für Benutzer, die das Recht haben, sie zu sehen, aktiv sein.
- Wiederkehrende Aktion: Markieren Sie dieses Kästchen, um die Aktion wiederkehrend zu machen. Das bedeutet, dass sie mehrmals ausgeführt werden kann und keine Frist hat.
- Protokollierung: Wenn Sie dieses Kästchen markieren, wird die Aktion protokolliert, wenn sie ausgeführt wird.
- Nachricht: Fügen Sie eine Nachricht mit Empfängern aus der Benutzer- und Kontaktliste hinzu. Die Nachricht wird gesendet, wenn die Aktion erstellt wird.
- Frist: Legen Sie fest, wie lange die Verantwortlichen Zeit haben, um die Aktion durchzuführen. Legen Sie Stunden und Minuten ab dem Zeitpunkt fest, zu dem der Incident zum ersten Mal erstellt wurde, oder je nachdem, wann der Incident in seine nächste Phase übergeht.

Klicken Sie auf OK, um die Aktion zu speichern und das Dialogfeld zu schließen. Auf der Registerkarte "Aktionen" werden die hinzugefügten Aktionskarten angezeigt. Wiederholen Sie den Vorgang, um eine oder mehrere Aktionen hinzuzufügen, bis die Registerkarte Aktionskarten die gewünschten Aktionen enthält.

Klicken Sie auf Weiter, um die Registerkarte Eigenschaften zu öffnen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften unter Status den Belegflussstatus für die erste Version der Aktionskarte aus und geben Sie die Belegflusseigenschaften in den Feldern Version, Ablaufdatum, Autor und Mitautoren an.
Um die allgemeinen Eigenschaften oder die in der Version enthaltenen Aktionen zu bearbeiten, muss die Version den Status "Entwurf" haben. Wenn Sie die Version mit einem anderen Status speichern, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.

Eine Aktionskarte bearbeiten

Die Bearbeitung einer Aktionskarte kann wie folgt vorgenommen werden:

Sie können den Inhalt einer Version bearbeiten, die den Status "Entwurf" hat.
Sie können eine neue Version erstellen, die auf der Version basiert, die Sie bearbeiten möchten und die das Entwurfsstadium verlassen hat. Bei solchen Aktionskarten ist es nicht mehr möglich, ihren Inhalt zu bearbeiten (z. B. den Namen, die Beschreibung und die Zugangsbeschränkungen der Aktionskarte zu ändern oder Aktionen zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu löschen).

Einen Entwurf bearbeiten

Um den Entwurf einer Aktionskartenversion zu bearbeiten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

- Zeigen Sie im Bibliotheksfenster auf die Schaltfläche Funktionen () für die Aktionskarte, klicken Sie auf Bearbeiten, und klicken Sie im Bereich Version auswählen auf die Entwurfsversion, die Sie bearbeiten möchten.
- Zeigen Sie in der Funktionsleiste in der Detailansicht der Aktionskarte auf Funktionen, klicken Sie auf Bearbeiten, und klicken Sie im Bereich Version auswählen auf die Entwurfsversion, die Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie im Fenster Versionsverlauf den Entwurf im Bereich Version auswählen aus, zeigen Sie in der Funktionsleiste auf Funktionen, und klicken Sie auf Bearbeiten.
In dem sich öffnenden Dialogfeld haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Bearbeiten Sie die allgemeinen Eigenschaften der Version auf der Registerkarte Aktionskarte.
- Verwalten Sie die Aktionen auf der Registerkarte "Aktionen".
- Bearbeiten Sie die Belegflusseigenschaften der Version auf der Registerkarte Eigenschaften.

Eine neue Version erstellen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Um eine neue Version zu erstellen, die auf der aktuellen Version der Aktionskarte basiert:
- - Zeigen Sie im Fenster Bibliothek auf die Schaltfläche Funktionen () der Aktionskarte, klicken Sie auf Bearbeiten, und klicken Sie im Bereich Version auswählen auf Neue Version erstellen.
  - Zeigen Sie in der Funktionsleiste in der Detailansicht der Aktionskarte auf Funktionen und klicken Sie auf Bearbeiten, und klicken Sie im Bereich Version auswählen auf Neue Version erstellen.
  - Wählen Sie im Fenster Versionsverlauf den Entwurf aus, zeigen Sie in der Funktionsleiste auf Funktionen, und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Um eine neue Version zu erstellen, die auf einer anderen Version als der aktuellen Version der Aktionskarte basiert:
- - Wählen Sie im Fenster Versionsgeschichte die Version der Aktionskarte aus, die Sie als Grundlage für die neue Version verwenden möchten, zeigen Sie in der Funktionsleiste auf Funktionen und klicken Sie auf Neue Version erstellen.
Füllen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Felder zum Festlegen der allgemeinen Eigenschaften der Aktionskarte aus, und klicken Sie auf Weiter, um zu speichern und die Registerkarte Aktionen zu öffnen.
Bearbeiten Sie auf der Registerkarte Aktionen die Aktionen und/oder fügen Sie Aktionen hinzu, und klicken Sie auf Weiter, um die Aktion(en) zu speichern und die Registerkarte Eigenschaften zu öffnen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften unter Status den Status Dokumentenfluss und geben Sie die Eigenschaften der Dokumentenverwaltung für die neue Version der Aktionskarte an.
Klicken Sie auf Speichern, um zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Geben Sie die allgemeinen Eigenschaften einer Aktionskarte an

Die allgemeinen Eigenschaften einer Aktionskarte (Name, Beschreibung und eventuelle Zugriffsbeschränkungen) werden auf der Registerkarte Aktionskarte im Aktionskartenformular angegeben.

Sie enthält die folgenden Felder:

Name	Schreiben Sie einen Namen für die Aktionskarte (Pflichtfeld).
Beschreibung	Schreiben Sie eine Beschreibung für die Aktionskarte. Dieses Feld enthält eine Funktionsleiste mit Formatierungsfunktionen.
Phase	Wählen Sie, mit welcher Phase diese Aktionskarte verbunden werden soll.
Gilt für die folgenden Arten von Incidentsn	Aktivieren Sie das/die entsprechende(n) Kontrollkästchen für die Ereignisart(en), für die die Aktionskarte gelten soll. Die Standardauswahl ist Alle. Setzen Sie das Kontrollkästchen Alle zurück, um die Kontrollkästchen für die einzelnen Ereignisarten anzuzeigen. Diese Kontrollkästchen sind nur verfügbar, wenn Sie mit der Aktionskartenbibliothek für das Modul Ereignisübersicht arbeiten und wenn die Installation für die Verwendung von Ereignisarten konfiguriert ist.

Nachdem Sie die allgemeinen Eigenschaften einer Aktionskartenversion gespeichert haben, können Sie die in dieser Version enthaltenen Aktionen verwalten (hinzufügen, bearbeiten, sortieren oder löschen). Sie können die Aktionen auf der Registerkarte Aktionen im Dialogfenster für die Aktionskarte verwalten.

Hinzufügen einer Aktion zu einer Aktionskarte

Klicken Sie im Dialogfenster zur Bearbeitung der Aktionskarte auf die Schaltfläche Neu ().
Füllen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die Felder aus.
Klicken Sie auf OK, um die Aktion zu speichern und das Dialogfeld zu schließen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Aktion zu speichern, ohne das Dialogfeld zu schließen.

Das Dialogfenster zum Hinzufügen einer Aktion enthält die folgenden Felder:

Name der Aktion	Geben Sie den Namen der Aktion an (Pflichtfeld).
Beschreibung	Schreiben Sie eine Beschreibung der Aktion. Die Funktionsleiste in diesem Feld enthält Funktionen zur Formatierung des Textes.
Verantwortlich	Geben Sie den Namen der Person, der Abteilung oder des Geschäftsbereichs an, die/der für die Durchführung der Aktion verantwortlich ist. Der in dieses Feld geschriebene Text dient nur zu Informationszwecken.
Incident Potenzial	Wählen Sie aus der Liste ein oder mehrere Incident Potenziale aus, für die diese Aktion gelten soll (Pflichtfeld). Die Aktion ist für Incidents mit dem/den ausgewählten Potential(en) oder höheren Potentialen verfügbar. Incident Potenziale, die niedriger sind als das ausgewählte Incident Potenzial, werden weiter oben in der Liste angezeigt. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie mit der Aktionskartenbibliothek für das Modul Ereignisübersicht arbeiten und wenn die Installation für die Verwendung von Ereignispotenzialen konfiguriert ist.
Wiederkehrende Aktion	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Aktion als wiederkehrende Aktion zu definieren, die viele Male ausgeführt werden kann. Setzen Sie das Kontrollkästchen zurück, um die Aktion als einmalige Aktion in der Aktionskarte zu definieren. Dies gilt nicht für Nachrichten, da Nachrichten, die in Aktionskarten enthalten sind, wiederholt gesendet werden können.
Protokollieren, wenn eine Aktion ausgeführt wird	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen Protokolleintrag über die Ausführung dieser Aktion hinzuzufügen, wenn die Aktion über eine Aktionskarte ausgeführt wird. Setzen Sie das Kontrollkästchen zurück, um keine Ausführung dieser Aktion in einer Aktionskarte zu protokollieren.
Nachricht	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Aktion aus dem Senden einer Nachricht von CIM bestehen soll. Setzen Sie das Kontrollkästchen zurück, um die Aktion nicht als Nachricht zu definieren. Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheinen mehrere zusätzliche Felder, um Standardwerte für die Nachricht festzulegen. Die Standardwerte sind optional und können überschrieben werden, wenn die Aktionskarte in Gebrauch genommen und die Aktion ausgeführt wird. Die folgenden Werte können als Standard für die Aktion festgelegt werden: Empfänger - Klicken Sie auf die Registerkarte der Empfängerkategorien über dem Feld Empfänger (z. B. Benutzer, Rollen, Verteilerliste oder Kontakte), und wählen Sie im Dialogfeld für die jeweilige Empfängerkategorie einen oder mehrere Empfänger aus, die Sie hinzufügen möchten. Betreff - Schreiben Sie den Betreff der Nachricht. Nachricht - Schreiben Sie den Nachrichtentext in dieses freie Textfeld. Die Funktionsleiste in diesem Feld enthält Funktionen zur Formatierung der Nachricht und eine Merge-Code-Funktion, mit der Sie in den Nachrichtentext Details zu dem Incident aufnehmen können, in dessen Rahmen die Nachricht gesendet wird (z. B. Name des Incident s, Typ, Potenzial, Beschreibung und Organisation). Senden als - Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen für eine oder mehrere Verteilungsmethoden (E-Mail, SMS, Sprachanruf oder Telefonkonferenz) für die Nachricht. Frist: Legen Sie fest, wie lange die Verantwortlichen Zeit haben, um die Aktion durchzuführen. Legen Sie Stunden und Minuten ab dem Zeitpunkt fest, zu dem der Incident zum ersten Mal erstellt wurde, oder je nachdem, wann der Incident in seine nächste Phase übergeht.

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