Wie löse ich eine Kontaktdatenpflege aus?
Die Funktion "Kontaktdatenpflege" durch den Mitarbeiter steht ab der Edition FACT24 ENS essential für Sie zur Verfügung.
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Delegieren der Datenpflege an die jeweiligen Einzelpersonen. D.h. Sie senden einfach eine vorbereitete E-Mail an alle hinterlegten Personen aus FACT24 heraus - mit der Bitte der Überprüfung der eigenen Kontaktdaten bis zu einem bestimmten Termin.
Für die Editionen FACT24 ENS advanced sowie FACT24 CIM starter stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z.B. die Auswahl eines Datenmanagers und der Versand einer Erinnerungs-E-Mail an bestimmte Personen und Datenmanager.
Anleitung zur Durchführung einer Kontaktdatenpflege
Gehen Sie im Menübereich in Ihrem FACT24 Konto auf Administration -> Kontaktdatenpflege.
In der Liste werden alle bisher ausgelösten E-Mails zur Kontaktdatenpflege angezeigt. Falls Sie noch keine Kontaktdatenpflege durchgeführt haben, ist die Liste leer.
- Klicken Sie auf "Neue Kontaktdatenpflege"
Sie gelangen in den Konfigurationsbereich, um eine Kontaktdatenpflege anzulegen.
Bitte füllen Sie die Felder entsprechend aus:
Bezeichnung | Geben Sie eine verständliche Bezeichnung für die Kontaktdatenpflege an. |
Gültig bis | Definieren Sie den Zeitpunkt, bis zu wann Sie die Rückmeldungen der benachrichtigten Personen wünschen bzw. benötigen. Bis zu diesem Zeitpunkt werden Aktualisierungen vom System zur Datenpflege angenommen. |
Absender | Legen Sie hier die Absenderkennung für den E-Mail-Versand fest. (Standard ist "FACT24 <fact@fact24.com>"). Bitte verändern Sie den Inhalt in den spitzen Klammern < > nicht. Höchstens das Wort "FACT24" davor könnte durch etwas Anderes ersetzt werden. |
Antwort an | In diesem Feld wird automatisch die E-Mail-Adresse des Benutzers eingetragen, der die Kontaktpflege durchführt. |
Nach einer ausgelösten Kontaktdatenpflege haben Sie eine Übersicht darüber:
- ob und wann eine Aufforderung zur Datenpflege an die definierten Empfänger gesendet wurde und
- wie viele der kontaktierten Personen bereits der Aufforderung zur Datenpflege nachgekommen sind.
Sollte die Gültigkeit einer Kontaktdatenpflege noch nicht abgelaufen sein, können Sie über die Funktion "Reminder-E-Mail" eine Erinnerung versenden (verfügbar für die Editionen FACT24 ENS advanced und FACT24 CIM starter).
- Wählen Sie in Schritt 2 durch Klicken auf "Zuordnen" die Personen aus, welche die Aufforderung zur Kontaktdatenpflege erhalten sollen.
- Im dritten Schritt "E-Mail bearbeiten" können Sie die Textvorlage anpassen, die als Aufforderung zur Datenpflege verschickt wird. Verändern Sie dabei bitte nicht den Input in den spitzen Klammern < >, da diese Platzhalter u.a. für die Personalisierung in der Anrede sowie für die Übermittlung des Links und die Gültigkeit sind.
- Fahren Sie mit Schritt 4 - der Festlegung der "Datenfelder" - fort. Definieren Sie, welche Datenfelder die einzelne Person zur Kontaktdatenpflege angezeigt bekommt und ob diese Felder editierbar sein sollen oder nur der Ansicht dienen.
- Im fünften und letzten Schritt "Versenden" wird die Aufforderung zur Datenpflege an die vorher selektierten Personen versendet.
