¿Cómo mantengo actualizados los datos de contacto?
La función «Actualización de los datos de contacto» por parte de los empleados se encuentra disponible a partir de la versión Edition FACT24 ENS essential.
Esta función permite delegar la actualización de los datos a los propietarios de los mismos. Es decir, usted tan solo deberá enviar un correo electrónico a todas las personas registradas en FACT24 solicitando que verifiquen sus datos de contacto antes de una fecha determinada.
Las ediciones FACT24 ENS advanced y FACT24 CIM starter disponen de funciones adicionales, como, por ejemplo, la selección de un gestor de datos y el envío de correos electrónicos recordatorios a personas y gestores de datos específicos.
Instrucciones para actualizar los datos de contacto
Vaya a Administración -> Actualización de los datos de contacto, en el área de menú de su cuenta de FACT24.
Accederá a una lista con todos los correos electrónicos activos. Si aún no ha actualizado los datos de contacto, la lista estará vacía.
- Haga clic en «Nueva actualización de los datos de contacto»
Accederá al Área de configuración, donde podrá configurar la acción que desea llevar a cabo.
Rellene los siguientes campos:
Etiqueta | Especifique una etiqueta comprensible para la actualización de los datos de contacto. |
Válido hasta | Defina la fecha límite en la que desea o necesita recibir las respuestas de las personas a las que enviará el correo electrónico. El sistema de mantenimiento de datos aceptará las actualizaciones hasta dicha fecha. |
Remitente | Introduzca la dirección de correo electrónico de los remitentes a los que desea enviar el correo electrónico de notificación. (Por defecto: FACT24 <fact@fact24.com>) |
Responder a | En este campo se introduce automáticamente la dirección de correo electrónico del usuario que actualiza sus datos. |
Tras activar la actualización de datos, puede acceder en todo momento a una visión general del proceso:
- si se ha enviado una solicitud de actualización de datos a los destinatarios definidos y cuándo se ha enviado dicha solicitud, y
- cuántas de las personas contactadas han respondido a la solicitud de actualización de datos.
Si todavía no se ha superado el período en el que es posible realizar la actualización de los datos de contacto, puede enviar un recordatorio a través de la función «Enviar recordatorio» (disponible para las ediciones FACT24 ENS advanced y FACT24 CIM starter).
- En el paso 2, seleccione las Personas a las que desea enviar la solicitud de actualización de los datos de contacto haciendo clic en «Asignar».
- En el tercer paso «Editar mensaje de correo electrónico» puede adaptar la plantilla de texto que envía a las personas que deben actualizar sus datos de contacto. No modifique la entrada en los paréntesis angulares < >, ya que estos marcadores de posición sirven para personalizar el saludo, incluir el enlace y la fecha límite.
- Continúe con el paso 4: definición de los «Campos de datos». Defina los campos de datos a los que los remitentes pueden acceder y establezca si estos campos deben ser editables o si solo es posible visualizarlos.
- En el quinto y último paso, «Enviar», se enviará la solicitud de actualización de datos a las personas seleccionadas.
