Conseils pour une bonne préparation avec FACT24
Comment maintenir vos données personnelles à jour afin de pouvoir alerter à tout moment
FACT24 vous propose une série d'options à cet effet :
- Vous pouvez effectuer des ajustements manuels directement pour chaque personne Cependant, cela prend du temps si un grand volume de données personnelles est concerné.
- Vous pouvez également déclencher une gestion des coordonnées et déléguer la mise à jour des données à chaque personne. Toutes les personnes souhaitées reçoivent un courrier électronique contenant leurs propres données, qu'elles peuvent mettre à jour jusqu'à une date pendant une certaine durée.
- Avec la fonction de importer la configuration via Excel, de nouvelles personnes peuvent être ajoutées ou éditées ainsi que supprimées (ces deux dernières fonctionnalités doivent d’abord être activées avant utilisation, pour des raisons de sécurité).
- L'édition FACT24 CIM starter (également disponible pour les éditions ENS advanced et ENS essential de FACT24, moyennant un supplément) offre en option une synchronisation automatique des données du système choisi avec FACT24 via l'API des services Web. L'interface avec votre système doit être programmée de manière indépendante ou par le fournisseur du système à connecter..
En option, les éditions FACT24 ENS essential, FACT24 ENS advanced et FACT24 CIM starter offrent la possibilité de télécharger des données en CSV, XML et autres formats de fichiers via le serveur SFTP F24. Cela peut également être automatisé, selon la manière dont vous le traitez.
Si vous avez besoin de ces deux dernières options, veuillez contacter votre personne de contact F24 respective.
Dans le cas de signalements impliquant des conférences téléphoniques, vérifiez la taille du groupe (nombre limité de participants)
Si vous prévoyez des alertes en rapport avec une conférence téléphonique, veuillez vérifier à l'avance le groupe qui vous a été attribué. Elle ne doit pas contenir plus de 30 personnes (Edition FACT24 ENS essential) ou 60 personnes (Editions FACT24 ENS advanced et CIM starter), car les lignes de conférence sont limitées en conséquence !
Notre recommandation :
Assurez-vous que le nombre de membres du groupe est inférieur aux limites de 30/60 afin que deux équipes d'urgence de votre organisation puissent tenir une conférence téléphonique en même tempssi nécessaire.
Attribuer au moins deux terminaux par personne à une alerte dans le but d’augmenter la probabilité d'être joignable en cas d'urgence
Avec FACT24, nous nous engageons à vous apporter un soutien optimal en termes d'alerte et de gestion de crise. Nous mettons l'accent sur la sécurité et la fiabilité. C'est pourquoi nous recommandons généralement qu'au moins deux terminaux soient affectés à une personne par alarme afin d'augmenter la probabilité de disponibilité, notamment en cas d'urgence.
Sélectionnez les dispositifs terminaux sur lesquels la personne est le plus susceptible d'être joignable. N'oubliez pas qu'en temps de crise, les réseaux peuvent être généralement surchargés et que certains canaux de communication atteignent leurs limites. C’est une autre bonne raison de créer et d'attribuer plusieurs terminaux aux personnes..
Si un seul terminal est stocké ou si un seul est accessible en raison d'une restriction de terminal, une information correspondante apparaît dans l'encadré d'information "Plausibilité : avertissements".
Exemples d’application | Urgence | Terminal recommandé | Quel terminal (au moins 2) |
Communication détaillée et explications sur la situation actuelle (> 600 caractères) | moyennement | Notification Push F24 | |
Infos sur les modifications de statut (< 450 caractères) | urgent | SMS | Téléphone/Notification Push F24 |
Concertation en cellule de crise avec max. 15 personnes | urgent | Téléphone, alerte avec conférence téléphonique | Notification Push F24 avec Collaboration Room |
Pour obtenir des instructions sur la création d'un terminal, cliquez ici.
Vous souhaitez savoir comment créer rapidement une alerte dans FACT24 ? Il suffit de cliquer ici.
La Transmission des données – que vos données soient immédiatement disponibles pour activation sur les serveurs d'alerte
Lors de la configuration, par exemple d’alertes, de personnes ou autres, il n'est ni nécessaire ni conseillé de déclencher un transfert de données après chaque modification d'un enregistrement de données. Toutefois, une fois la modification des données terminée, vous devez absolument vérifier si un transfert de données est nécessaire.
Cela est indiqué par les icônes colorées en haut à droite. Les icônes sont généralement grises. Si elles sont
- rouge (= transfert de données au niveau supérieur - Entreprise) ou
- orange (= transfert de données au sein de l'unité organisationnelle dans laquelle vous vous trouvez actuellement)
vous devez effectuer une exportation de données.
