Comment créer une alerte étendue ?
Les alertes sont des représentations schématiques de scénarios d'alerte (par exemple plans d'urgence). En cas d'événement, toutes les personnes pertinentes pourront être informées. Un scénario d'alerte définit qui informer quand, comment et à quel sujet.
La configuration préalable requise pour une alerte figure dans l'article « Comment créer une alerte activable en 5 étapes ? ».
Instructions pour la création d'une alerte :
Dans votre interface FACT24, allez dans la barre de menus en haut sur « Administration » puis sur « Alertes ». Ici, vous pouvez créer et gérer de nouvelles alertes. Cliquez ensuite sur « Nouvelle alerte ».
- Dans la vue détaillée qui s'ouvre, vous voyez d'abors les paramètres de base :
Nombre (par défaut: quatre chiffres) | Numéro d'alerte unique destiné à identifier une alerte. Ce numéro sert entre autres à l'identification lors de l'activation par téléphone. La longueur du numéro d'alerte dépend de la configuration de votre compte FACT24. |
Description | Saisissez une désignation claire pour l'alerte, par exemple le Serveur X n'est pas accessible. |
Conférence (par défaut: non) | Choisissez si une conférence téléphonique est automatiquement lancée lorsque l'alerte est déclenchée. |
Inclure l'initiateur de l'alerte dans la conférence (par défaut: non) | Si une conférence téléphonique est prévue, vous choisissez ici si l'initiateur de l'alerte prendra part à ladite conférence. |
Exercice d'alert (par défaut: non) | Déterminez si vous voulez que cette alerte soit un « exercice d'alerte ». |
Nous vous recommandons de procéder à un exercice d'alerte par trimestre pour vous entraîner au déroulement en cas d'urgence.
- À l'étape suivante, vous arrivez aux autres paramètres :
Vous pouvez effectuer des paramétrages spécifiques pour votre scénario d'alerte ici.
Vous en obtiendrez une description détaillée si vous cliquez en haut à droite sur le « ? » dans votre compte FACT24. Cet article traite en premier lieu de certains paramètres pertinents.
Durée de validité de l'alerte en min. (par défaut: 60) | Définit la durée pendant laquelle le processus d'alerte est actif pour d'éventuelles réponses de participants ou d'éventuels processus de rappel. |
Répétition des messages (par défaut : 3) | Déterminez combien de fois un message doit être communiqué si aucune confirmation n'est effectuée. |
Envoi des messages de groupes (par défaut: oui) | L'envoi des messages spécifiques à un groupe peut être désactivé. |
Type de rapport | Temps d'arrivée calculée par FACT24 ou réponse effectivement saisie. |
Numéro de tél. transmis | Numéro de téléphone affiché comme identifiant de l'appelant sur le téléphone mobile. |
Emplacements prévus pour saisie de la réponse | Déterminez combien d'emplacements aura le code de réponse. |
Temps de saisie pour réponse (par défaut : 5 secondes) | Nombre de secondes pendant lesquels FACT24 attend une réponse. |
Joindre messages en tant que fichiers vocaux | Déterminez si vous souhaitez envoyer un fichier vocal. |
Alertes successives | Sélectionnez si besoin des alertes successives. |
Enregistrer conférence | Définit si la conférence téléphonique doit être enregistrée. |
Identification récepteur (demande de code) | Lorsqu'une demande de code est activé en tant que mesure de sécurité. |
- À l'étape 3, vous pouvez affecter un message à l'alerte :
Lorsque vous cliquez sur « affecter », une boîte de dialogue de sélection comportant les messages disponibles s'ouvre.
- À la quatrième étape, vous définissez les demandes de réponse :
Définissez ici quel message la personne alertée verra apparaître si vous attendez une réponse à l'alerte. Par défaut, une demande de saisie du temps de trajet en minutes est enregistrée.
- À l'étape suivante, vous pouvez affecter des groupes à cette alerte :
Cliquez sur « affecter » pour affecter des groupes contenant les personnes à informer à l'alerte sélectionnée.
- À la sixième et dernière étape, vous pouvez enregistrer des terminaux de rapport pour l'alerte :
En cliquant sur « affecter », vous pouvez sélectionner un ou plusieurs terminaux de rapport auxquels les rapports d'alerte doivent être envoyés. Si vous n'avez pas encore créé de terminal de rapport, allez dans le menu sur « Installation » puis cliquez sur « terminaux de rapport ».
