Comment créer une alerte activable en 5 étapes ?
Remarque importante concernant les étapes expliquées ci-dessous : une fois la modification des données effectuée, veuillez effectuer un transfert de données (symbole en haut à droite). Vos données ne sont disponibles sur les serveurs d’alerte pour être activées qu’une fois le transfert de données effectué..
ÉTAPE 1 : CRÉER DES TERMINAUX (au moins 2)
- Allez dans le menu de votre compte FACT24 en haut sur Entreprise > Terminaux et cliquez sur le terminal que vous souhaitez ajouter, par. ex. « Nouveau terminal téléphonique ».
- Dans le champ « Désignation », attribuez une désignation au terminal téléphonique en question, par ex. « Fixe entreprise » ou autre.
> Pour une meilleure accessibilité, créez impérativement un deuxième terminal ! Pour ce faire, répétez les étapes expliquées ci-dessus.
Nous recommandons de créer au moins deux terminaux par personne. En cas d’urgence, il est possible que des personnes doivent être alertées sur leur portable. C’est pourquoi il est recommandé de créer un terminal SMS et/ou un terminal pour les notifications Push F24 (en cas d’utilisation de l’appli TrustCase). L’appli TrustCase est disponible dans les éditions FACT24 ENS advanced et FACT24 CIM starter.
ÉTAPE 2 : CRÉER DES PERSONNES
- Dans la barre de menu en haut, allez sur Administration > Personnes et cliquez sur « Nouvelle personne ».
- Dans les paramètres de base, saisissez le prénom et le nom de la personne.
- Pour affecter des « Terminaux » à cette personne, cliquez sur « Terminaux » (étape 3). Cliquez sur « Affecter »et sélectionnez les terminaux dont vous avez besoin qui ont été créés au préalable. Confirmez la sélection en cliquant sur « Affecter ».
- Saisissez l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone de la personne dans le champ « Numéro de téléphone /e-mail ».
> Répétez cette étape pour ajouter d’autres personnes.
Si vous devez créer plusieurs personnes avec les mêmes terminaux dans le même ordre, vous pouvez utiliser la fonction de duplication. Après avoir créé une personne, allez dans la liste de vos personnes. Cliquez dans la ligne des personnes créées dont vous souhaitez copier le principe de données sur le symbole du crayon. Sélectionnez « Dupliquer ».
Ensuite, dans « Paramètres de base », adaptez le nom ainsi que le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail dans « Terminaux ».
Ensuite, dans « Paramètres de base », adaptez le nom ainsi que le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail dans « Terminaux ».
ÉTAPE 3 : CRÉER DES GROUPES
- Dans la barre de menu en haut, allez sur Administration > Groupes et cliquez sur « Nouveau groupe ».
- Dans les paramètres de base, entrez une désignation claire pour votre groupe.
- Dans la barre, allez au point suivant : « Personnes ». Cliquez sur « Affecter » et sélectionnez les personnes que vous ont été créées au préalable.
ÉTAPE 4 : CRÉER UN MESSAGE
- Dans la barre de menu en haut, allez sur Administration > Messages et cliquez sur « Nouveau message ».
- Dans le champ « désignation », entrez une désignation claire pour le nouveau message, par ex. Incendie dans le bâtiment principal.
- Puis, entrez un (ou différents) texte(s) pour un message vocal, un SMS, un e-mail, etc. En cas d’alerte, ces textes seront envoyés.
ÉTAPE 5 : CRÉER UNE ALERTE
- Dans la barre de menu en haut, allez sur Administration > Alertes et cliquez sur « Nouvelle alerte ».
- Dans les paramètres de base, entrez une désignation claire pour votre alerte.
- Affectez à l’alerte le « Message » souhaité. Pour cela, cliquez sur « Affecter » et sélectionnez le message que vous avez créé en double-cliquant dessus. Confirmez votre sélection en cliquant sur « Affecter ».
- Dans l’onglet « Demande de réponse », la réponse « Saisir le temps de déplacement/Conférence téléphonique » est sélectionnée par défaut.
Si vous avez besoin d’un autre type de réponse, cliquez sur « Modifier le message de confirmation ». Vous pouvez alors créer une réponse ou affecter une réponse disponible.
- Puis, ajouter des « Groupes » à l’alerte. Cliquez sur « Affecter » et sélectionnez les groupes qui ont été créés au préalable.
- À la dernière étape, vous avez l’option d’affecter un terminal de rapport à cette alerte. Si vous n’avez pas encore créé de terminal de rapport, vous pouvez le faire dans Installation > Terminaux de rapport.
Veuillez observer que seuls des groupes peuvent être affectés à une alerte, et non pas des personnes individuelles.
Dans Opération -> Activation, vous pouvez activer l’alerte créée !
