FACT24 CIM starter - Étapes essentielles
FACT24 CIM vous permet de gérer de manière proactive les situations de crise à tous les niveaux de l'organisation, y compris la gestion des parties prenantes.
La solution est conçue pour commencer dès les premières phases d'incidents potentiels et soutient une approche structurée comprenant une gestion des tâches facile à gérer. L'évaluation du passé et la préparation de l'avenir sont essentielles et c'est ce qui fait la différence dans une situation critique.
Première transmission de données pour la synchronisation de données avec FACT24 CIM
Avant de pouvoir travailler dans FACT24 CIM, vous devez d'abord réaliser une transmission de données pour l'ensemble de l'entreprise sur votre compte FACT24 ENS. Lors de cette transmission des données, les données personnelles de FACT24 ENS sont également synchronisées avec FACT24 CIM.
En cas de données personnelles non valides, la mention « non valide » apparaît sur la page d'accueil FACT24 sous l'aperçu de la personne. Lorsque vous cliquez sur « non valide », les raisons du caractère non valide des données personnelles s'affichent. De plus, des données personnelles non valides existantes peuvent également être identifiées à l'aide du rapport de plausibilité (Opération -> « Rapports & Statistiques »).
Vous pouvez ensuite vous connecter à FACT24 CIM starter via le FACT24 App Switch ou votre domaine personnalisé.
Pour en savoir plus sur les moyens de garder constamment à jour vos données personnelles, veuillez cliquer ici.
L'espace de travail des incidents
Dans les situations critiques, la structure est essentielle. Avec FACT24 CIM, toutes les informations sont regroupées dans un seul espace de travail. Vous pouvez facilement accéder à l'application FACT24 pour les services de notification d'urgence, la gestion des crises et des incidents ainsi qu'aux tableaux de bord de collaboration, toutes vos données étant automatiquement synchronisées. Tout ce dont vous avez besoin se trouve dans votre espace de travail sur les incidents, et est accessible à toutes les parties prenantes. C'est votre salle de crise numérique, accessible partout et à tout moment.
Fig. L'espace de travail incidents
En fonction de votre rôle, vous pouvez accéder aux détails de l'incident, à la phase et au potentiel d'un incident, lire et ajouter à la main courante, déléguer des tâches et rédiger des rapports. En outre, cet aperçu vous permet également d'activer les alarmes de FACT24, d'accéder aux archives des fichiers et de créer des rapports. 
Vous y trouverez également les composants de base de FACT24 CIM starter :
- Préparation
- Mobilisation
- Gestion
- Evaluation
Fig. : Les composants de base de FACT24 CIM Starter
PRÉPARATION À LA CRISE
Grâce aux fonctionnalités de FACT24 CIM, vous pouvez enregistrer à l'avance les plans BCM, les scénarios d'alarme et les modèles nécessaires en cas d'urgence.
Rôles et droits
La répartition des rôles permet d'attribuer les droits en fonction des responsabilités des utilisateurs. FACT24 CIM élargit les 17 rôles existants dans FACT24 ENS par trois rôles supplémentaires :
- 18. CIM Administrateur
- 19. CIM Équipe de Gestion de Crise
- 20. CIM Support de Crise
Pour plus de informations sur les nouveaux rôles de FACT24 CIM, veuillez cliquer ici.
Lorsque vous vous connectez à FACT24 CIM starter, vous avez la possibilité de choisir le "Mode Exercice".
Cette fonction vous permet de vous entraîner à l'avance en cas d'urgence. Tout le personnel clé peut se familiariser avec l'outil ainsi qu'avec une procédure possible. Le mode "Exercice" a également l'avantage que ce type de zone de test est séparé du mode normal.
Les cartes d'action prédéfinies fonctionnent comme des listes de contrôle prédéfinies. Elles sont créées et mises en œuvre en préparation d'une situation de crise sur la base de vos plans BCM.
Fig : FACT24 CIM Fiches d'action
Les fiches d'action fournissent des directives claires et des actions à réaliser dans les moments stressants d'une crise et peuvent même être ajoutées ou confiées à des experts extérieurs à l'équipe ou à l'organisation. Lorsqu'un incident est créé, FACT24 CIM tire automatiquement des fiches d'actions pré-définies spécifiques aux rôles, au type et à la gravité de l'incident.
Les fiches d'action sont accessibles dans l'espace de travail incidents en cliquant sur "Fiches d'action". Si vous souhaitez créer une nouvelle fiche d'action, allez dans "Fiches d'action pré-définies" via le menu de gauche et créer une nouvelle fiche d'action.
TOUS vos plans sont situés en UN seul endroit et sont également accessibles si votre propre environnement informatique n'est pas disponible.
Fig. : Archive des fichiers
MOBILISATION DE LA CRISE
La combinaison de fonctions étendues d'alerte et de gestion de crise facilite la notification de vos personnes et contacts.
Enregistrer un nouvel incident ou changer d'incident
Fig. : Changer d'incident
L'approche basée sur les incidents permet de concentrer votre attention sur les informations pertinentes, tout en ayant une séparation claire des informations en utilisant un espace de travail spécifique pour chaque incident. Vous pouvez facilement passer d'un incident à l'autre et travailler avec différentes équipes sur différents lieux et différents sujets. Avec FACT24, vous pouvez gérer plusieurs incidents et leur exécution en même temps, même sur une longue période de temps.
Activer une alarme
Des alarmes immédiatement activables peuvent être préparées suffisamment à l'avance grâce aux fonctionnalités étendues de FACT24 ENS. En un clic, ces scénarios d'alarme prédéfinis sont prêts à être appelés. En cas d'urgence ou de crise, un grand nombre de personnes peuvent être rapidement averties.
Fig. : FACT24 déclenche une alarme
GESTION DE LA CRISE
Vos plans sont mis en œuvre et forment la base d'une collaboration virtuelle réussie, qui est enregistrée en permanence.
Main courante
L'enregistrement d'un incident déclenche automatiquement une journalisation continue. Toutes les informations, décisions et actions sont saisies automatiquement. La documentation peut être exportée sous forme de fichier PDF à l'épreuve des audits.
De plus, une entrée dans le journal peut également être saisie manuellement, par exemple si un appel téléphonique non programmé a eu lieu et que des décisions importantes ont été prises.
Fig. : Saisir une entrée de journal
Gestion des tâches
Les tâches offrent des possibilités de réponse individuelles, peuvent être complétées par des fichiers joints et être clairement affichées sur un tableau Kanban. Les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante peuvent créer des tâches et les attribuer à d'autres utilisateurs et experts en dehors du système.
Fig. : Gestion des tâches
ÉVALUATION DE LA CRISE
Consolidez facilement les notes de situation et les rapports de gestion à l'aide de modèles prédéfinis dans FACT24 CIM. Les solutions intégrées enregistrent automatiquement et précisément chaque réunion, action ou tâche. Chaque étape franchie est traçable, sécurisée et peut être exportée à tout moment.
Main courante à l'épreuve des audits
Le journal détaillé de chaque incident peut être téléchargé sous forme de fichier PDF à l'épreuve des audits et donne un aperçu de toutes les actions et décisions.
