Comment effectuer une gestion des coordonnées ?
La fonction « Gestion des coordonnées » par le collaborateur est à votre disposition à partir de l’édition FACT24 ENS essential.
Cette fonction vous permet de déléguer la gestion de coordonnées aux différentes personnes concernées. Cela signifie que vous envoyez simplement un e-mail prédéfini à toutes les personnes enregistrées depuis FACT24 - en les priant de vérifier leurs propres coordonnées jusqu’à une certaine date.
Pour les éditions FACT24 ENS advanced ainsi que FACT24 CIM starter, des fonctions supplémentaires sont disponibles, telles que la sélection d’un gestionnaire de données et l’envoi d’un e-mail de rappel à certaines personnes et gestionnaires de données.
Instructions pour effectuer une gestion des coordonnées
Dans le menu de votre compte FACT24, allez sur Administration > Gestion des coordonnées.
Tous les e-mails déclenchés pour la gestion des coordonnées s’affichent dans la liste. Si vous n’avez pas encore procédé à une gestion des coordonnées, la liste est vide.
- Cliquez sur « Nouvelle gestion des coordonnées »
Vous accédez à la rubrique configuration afin de créer une gestion des coordonnées.
Veuillez remplir les champs affichés :
Désignation | Entrez une désignation claire pour la gestion des coordonnées. |
Valide jusqu'à | Définissez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez ou nécessitez les réponses des personnes informées. Jusqu’à cette date, des actualisations seront acceptées par le système pour la gestion des coordonnées. |
Expéditeur | Entrez l’adresse e-mail de l’expéditeur pour l’e-mail d’information (par défaut : FACT24 <fact@fact24.com>). |
Réponse à | Dans ce champ, l’adresse e-mail de l’utilisateur qui effectue la gestion des coordonnées est automatiquement saisie. |
Après le déclenchement d’une gestion de coordonnées, vous savez :
- si et quand une demande de gestion des coordonnées a été envoyée aux destinataires définis et
- combien de personnes contactées ont déjà répondu à la demande de gestion des données.
Si la validité d’une gestion de coordonnées n’a pas encore expiré, vous pouvez envoyer un rappel via la fonction « Envoyer un rappel » (disponible pour les éditions FACT24 ENS advanced et FACT24 CIM starter).
- Sélectionnez à l’étape 2 les personnes qui doivent recevoir la demande de gestion des coordonnées en cliquant sur « Affecter ».
- À l’étape 3 « Modifier l’e-mail », vous pouvez adapter le modèle de texte qui sera envoyé comme demande de gestion des coordonnées. Veuillez ne pas modifier l’entrée entre les crochets obliques < >, car ces jokers sont prévus entre autres pour la personnalisation de la formule d’appel ainsi que pour la transmission du lien et la validité.
- Poursuivez à l’étape 4 avec la définition des « Champs de données ». Définissez quels champs de données s’affichent à la personne concernée pour la gestion des coordonnées et si ces champs doivent être modifiables ou seulement visualisés.
- À l’étape 5 « Envoyer », la demande de gestion des coordonnées est envoyée aux personnes sélectionnées au préalable.
